SPÉCIALISTE AUX COMPTES PAYABLES ET RECEVABLE

Le spécialiste aux comptes payables et recevable sera responsable du cycle complet des comptes, comprenant les entrées mensuelles et les comptes collectifs, la clôture comptable mensuelle, le maintien des contrôles et des procédures internes et de toutes les facettes des comptes à recevoir pour les propriétés (commerciales et résidentielles) du portefeuille immobilier de l’entreprise. Pour remplir ce rôle avec succès, le spécialiste des comptes fournisseurs sera responsable des tâches suivantes, sans toutefois s'y limiter :

1) Tâches reliées à la Gestion Immobilière

• Maintenir quotidiennement les comptes-fournisseurs et les factures en cours

• Examiner les entrées de montants dus et s’assurer que les factures sont payées conformément aux conditions, avec les approbations nécessaires et une copie de sécurité (par exemple taxes foncières et scolaires, services publics, contrats de service, etc.).

• Assurer la précision du traitement et de la vérification des factures

• Assurer que toutes les factures correspondent aux bons de commande et à toute autre copie fourni.

• Responsable du codage approprié des factures dans les comptes généraux respectifs

• Obtenir les approbations nécessaires

• Produire des chèques dans un délai convenable, conformément aux conditions du fournisseur

• Assurez-vous que nous prenons toutes les remises des fournisseurs dans les délais prescrits

• Entrer les chèques manuels dans le système lorsque requis

• Réconcilier les comptes inter-compagnies

• Répondre aux demandes des fournisseurs et du personnel concernant les paiements et les réclamations.

• Réconciliation mensuel des états de compte des fournisseurs et faire un suivi pour toute facture manquante.

• Émettre des rapports mensuels et balancer des comptes créditeurs

• Établir une constante communication avec le département de comptabilité afin d’actualiser les données des comptes payables

• Entretenir une analyse mensuelle de plusieurs comptes.

2) Tâches générales

• Traiter les comptes de dépenses du propriétaire et des employés

• Fournir les rapports requis à la direction dans les délais demandés

• Aider à la mise en place des politiques, procédures et des contrôles internes

• Assister et soutenir les dossiers de clôture de fin de mois et d’année

Description des taches compte recevable :

• Fournir des informations financières pertinentes et précises
• S'assurer que de la collecte et toutes les factures sont à jour
• Communiquer efficacement et répondre aux questions des clients, des propriétaires et des partenaires commerciaux
• S’occuper de la facturation mensuelle au 1^er de chaque mois
• Au besoin, s’occuper de la facturation pour les frais de gestion, salaires d’administration, répartition de la main-d’œuvre, commissions, etc.
• Traitement des dépôts quotidiens et des paiements EFT à saisir dans le logiciel de comptabilité YARDI
• S’assurer le recouvrement des effets à recevoir et des communiqués afin de réduire la période en souffrance
• Envoyer un avis aux clients en souffrance avant le 5^e jour du mois et faire un suivi par écrit lorsque le défaut de paiement persiste.
• Interagir avec les clients afin de répondre à leurs demandes et résoudre les problèmes
• Préparer et rédiger divers rapports, y compris des rapports d’analyse de l’âge des comptes
• Identifier et exécuter les ajustements nécessaires pour que toutes les transactions soient correctement enregistrées
• Effectuer des rapprochements de compte en fin de mois en s’assurant que le solde des comptes créditeurs correspond au solde général.
• S'assurer que tous les registres comptables sont correctement déposés (factures clients, baux, accords)
• Participer à la préparation des dépenses d'exploitation et à la facturation de la 13ème facture pour les locataires commerciaux.
• Collaborer avec le contrôleur pour maintenir les objectifs de recouvrement et l’état général des comptes clients.
• Préparer divers documents et comptes collectif pour la fin du mois et la fin de l’exercice.
• Toutes autres tâches connexes selon les besoins.

Exigences

• Baccalauréat en commerce ou équivalent avec une maitrise en comptabilité, avec au moins 2-5 ans d’expérience dans le domaine de l’immobilier.
• Bilingue (français / anglais), parlé et écrit
• Souci du détail
• Haut niveau de précision
• Habileté à gérer les priorités
• Être capable de travailler seul ou en équipe
• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément
• Bonnes capacités organisationnelles et aptitude à gérer un volume de travail important de façon efficace et consciencieuse, même dans des délais très courts
• Assumer pleinement le rôle et ses responsabilités
• Expérience avec un grand volume de factures
• Forte éthique de travail, un grand sens de responsabilité et conscience forte de la notion de confidentialité. Maîtrise d'Excel, Word et Outlook
• Connaissance des logiciels Yardi Voyageur et Genesis, Entreprise un atout
• Avoir un sens d’organisation et en gestion de priorité
• Compétence à la résolution de problème
• Facilité d'effectuer plusieurs tâches simultanément et de travailler dans un environnement à évolution rapide
• Faire preuve d’une grande attention aux détails

Supérieur Immédiat

➢ Contrôleur